Zásady ochrany osobních údajů

I. Úvodní ustanovení

1. Společnost LatinArte s.r.o., IČ: 05554713 , DIČ: CZ05554713 , zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, v oddílu C, vložce 265756 (dále jen „LatinArte“), poskytuje služby v oblasti výuky tance, taneční dovolené a pořádání kulturních a společenských akcí a doplňkového prodeje zboží (dále také jen „služby“). LatinArte své služby a výrobky nabízí také pod obchodní značkou „Hanser Estenoz“ (dále také jen „Hanser“). LatinArte tímto informuje fyzické osoby – subjekty osobních údajů, které vstupují do obchodního styku s LatinArte, o shromažďování a zpracovávání osobních údajů, nakládání s nimi a zásadami ochrany soukromí (dále také jen „Zásady“). Cílem těchto Zásad je poskytnout subjektům osobních údajů potřebné informace zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR). 
2. Obsahem Zásad jsou tyto oblasti: 
   1. Jaké osobní údaje budeme zpracovávat; 
   2. Za jakými účely a jakým způsobem budeme osobní údaje zpracovávat; 
   3. Komu mohou být osobní údaje předány; 
   4. Po jakou dobu budeme osobní údaje zpracovávat; 
   5. Jaká jsou práva subjektů údajů ve vztahu k ochraně osobních údajů. 
3. V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese info@hanser.cz
4. Pro účely těchto Zásad se rozumí:
   Správcem je právnická osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány, LatinArte s.r.o., IČ: 05554713 , DIČ: CZ05554713 , zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, v oddílu C, vložce 265756
   Subjektem údajů je fyzická osoba, podnikající i nepodnikající, jejíž osobní údaje byly předány a zpracovány LatinArte a tato osoba je klientem LatinArte.
   Osobními údaji veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě jako subjektu údajů (například jméno, bydliště, telefonní číslo, email a jiné). Jejich detailní přehled bude poskytnut dále.
5. LatinArte při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s následujícími právními předpisy, zejména pak Zákon o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb., Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“), Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, případně v souladu s dalšími právními předpisy, a dbá na to, aby byly naplňovány a dodržovány zásady zpracování údajů dle čl. 5 GDPR.

 

II. Rozsah zpracování osobních údajů

1. LatinArte zpracovává tyto kategorie osobních údajů, které jsou subjektem poskytovány v souvislosti s objednávkou služeb, uzavřením smlouvy a plněním služeb vč. souvislosti s webovou stránkou www.kurzysalsa.cz, případně s žádostí o zasílání newsletterů: jméno a příjmení, adresa, email, telefon, kontaktní údaje rodiče, informace o studiu, fakturační a transakční údaje (jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách), datum narození (v souladu se zásadou minimalizace se toto týká především mládežnických klientů), údaj o zdravotní nezpůsobilosti absolvovat lekce (pouze v případě využití storna a odstoupení od poskytované služby a udělení výslovného souhlasu se zpracováním), informace ze vzájemné komunikace (informace z e-mailů nebo jiných kontaktních formulářů. Součástí shromažďovaných osobních údajů mohou být i případné fotografické záznamy subjektu v běžné dokumentační kvalitě pořízené v prostorách konání kurzů a akcí. 
2. Latin Arte zpracovává jen takové osobní údaje, které klient výslovně sdělí. Informace o svých klientech dále neověřuje.

 

III. Účely a doby zpracování osobních údajů

1. Účelem zpracování osobních údajů je zajistit řádné uzavření a následné plnění smluvního závazku ke službám a výrobkům poskytovaným pod značkou Hanser (jako účast na lekcích tance, kulturních a společenských akcích, řádná výuka a jiné) ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. 
2. Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy ke službám a výrobkům Hanser, po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 5 let od skončení příslušné služby. Poskytnutí těchto osobních údajů je nutnou podmínkou pro uzavření smlouvy. 
3. Ze smluvního závazku dále LatinArte vyplývají zákonné povinnosti, proto jsou osobní údaje zpracovávány i za tímto účelem ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Jedná se zejména o povinnosti účetní, daňové (například dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, nebo dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty) a archivační, poskytnutí součinnosti správním orgánům, policii, soudům apod. Tyto osobní údaje budou zpracovány vždy po zákonem stanovenou dobu. 
4. V souladu s posouzením přednosti zájmů, důsledků a dopadů dále zpracováváme osobní údaje v rámci oprávněných zájmů LatinArte vč. ochrany práv a právem chráněných zájmů LatinArte. 
5. Oprávněným zájmem shledáváme právo na účinnou obhajobu v případě sporu. Údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od skončení poskytování služby dle smlouvy a doba uchovávání prodlužuje se o dobu, po kterou je spor veden.
6. Oprávněným zájmem je dále zasílání obchodních sdělení v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a v souladu s bodem 47 Nařízení GDPR. LatinArte svým klientům zasílá informace o souvisejících obdobných službách (doplňkové lekce, plesy, taneční a kulturní akce, navazující kurzy) zejména po dobu poskytování služby a následně nejdéle po dobu 5 let od skončení služby.

 

IV. Právní základ pro zpracování osobních údajů

Právní základ je dán článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění zákonné povinnosti, pro ochranu oprávněných zájmů nebo zpracování probíhá na základě uděleného souhlasu. Jednotlivé tituly zpracování jsou popsány výše. V případě zájmu klienta je možné požádat o bližší přehled práv popsaných níže.

 

 

V. Předávání osobních údajů třetím osobám

1. Osobní údaje je LatinArte povinna poskytnout orgánům státní správy, například finančním úřadům, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad kapitálovým trhem. 
2. Osobní údaje mohou být dále předány pro plnění smlouvy subdodavatelům a zpracovatelům, jako jsou provozovatelé poštovních a kurýrních služeb (zasílání informačních dopisů, pozvánek na zaplacené lekce či akce a jiné), účetní kancelář, právní kancelář, grafické studio, lektoři kurzů. Předání osobních údajů bude vždy v souladu se zásadou minimalizace a pouze za konkrétním vyjádřeným účelem. 
3. LatinArte nepředá osobní údaje klientů dalším subjektům za účelem nabízení služeb třetích osob. 
4. Osobní údaje nebudou předány do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

 

VI. Doba zpracování osobních údajů

1. Doba zpracování osobních údajů je stanovena v čl. III těchto zásad. V souladu se zásadou transparentnosti a srozumitelnosti předávání informací však lze shrnout: 
   a) osobní údaje budou zpracovány po dobu, po kterou budou poskytovány služby či jiné plnění, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a evidenci nebo zákon o dani z přidané hodnoty. 
   b) Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 popř. 10 let (zejména v souladu s příslušnými ustanovením zákona o účetnictví, popř. zákona o dani z přidané hodnoty) počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti. 
   c) Osobní údaje nezbytné pro uplatnění oprávněných zájmů LatinArte budou uchovány maximálně po dobu pěti (5) let od konce našeho smluvního vztahu. 
   d) Osobní údaje zpracovávané pro marketingové účely (newsletter, propagační materiály) budou uchovávány maximálně po dobu pěti (5) let od jejich získání.
   e) Osobní údaje nebudou nikdy uchovány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

 

VII. Původ osobních údajů

1. LatinArtezískává osobní údaje přímo od subjektu údajů, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z osobně uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, profesních registrů apod. Takový případ však nastává výjimečně (zejména při opravě poskytnutých údajů, plnění zákonných povinností, spolupráci s orgány veřejné správy či jiných činnostech v rámci oprávněných zájmů). 
2. Pokud nastane situace, kdy LatinArte získá osobní údaje od osoby odlišné od subjektu údajů v souvislosti s podáním partnerské přihlášky za dvojici či přihlášení dítěte a uvedení údajů o jeho zákonném zástupci, bude již v rámci přihlášky osoba vyplňující přihlášku poučena o tom, aby byly zadány osobní údaje všech subjektů s jejich součinnosti či alespoň s jejich vědomím a souhlasem. 
3. LatinArte se snaží předejít neoprávněnému užití osobních údajů a jedná vždy transparentně. Osobě vyplňující přihlášku je povinna „párové“ údaje předáváné pro účast v páru či údaje pro účast mladistvých řádně a pravdivě. Takto uvedené údaje mohou být LatinArte ověřeny v komunikaci s rodiči či druhým členem páru.

 

VIII. Související informace o zpracování

1. Pokud subjekt neposkytne své osobní údaje, není možné uzavřít s LatinArte příslušnou smlouvu a poskytnout plnění z ní vyplývající. Osobní údaje obsažené v přihlášce jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby. Údaje ve smyslu čl. VI. odst. 1 písm. d) těchto Zásad jsou dobrovolné a nejsou podmínkou k uzavření smlouvy. 
2. Subjekt je povinen poskytnout pouze pravdivé a přesné osobní údaje. Za správnost, přesnost a pravdivost poskytnutých osobních údajů je zodpovědný subjekt. LatinArte za správnost poskytnutých údajů nenese odpovědnost. 
3. Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v tištěné a v elektronické podobě a LatinaArte neprovádí automatizované rozhodování či profilování.

 

IX. Práva subjektů údajů související se zpracováváním

1. LatinArte informuje své klienty jako subjekty osobních údajů, že mají v souvislosti s ochranou osobních údajů tato práva: 
   a) požadovat přístup k osobním údajům
   Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o svých právech (práva požadovat opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Účastník má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
   b) na opravu poskytnutých osobních údajů
   Pokud došlo například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, má subjekt údajů právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
   c) na výmaz poskytnutých osobních údajů
   V určitých stanovených případech má subjekt údajů právo požadovat, aby správce osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, subjekt údajů se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení bude subjekt údajů detailně informován.
   d) na omezení zpracování osobních údajů
   Správce zpracovává osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však subjekt údajů měl pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, může podat žádost, aby jeho osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení bude subjekt údajů detailně informován.
   e) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
   Subjekt údajů se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
   f) právo na přenos osobních údajů na jiného správce
   Pokud by subjekt měl přání, aby LatinArte osobní údaje přenesla a poskytla i jinému správci, resp. jiné společnosti, pak má LatinArte jako správce povinnost osobní údaje, které by zpracovával na základě uzavřené smlouvy, popř. se souhlasem a automatizovaně, v odpovídajícím formátu přenést určenému subjektu, pokud v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
   g) právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
   V případě, že subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje zpracovává na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), může se na správce obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku lze vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování. 
2. Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním žádosti na adresu info@hanser.cz, písemně na korespondenční adresu LatinArte s.r.o., Budečská 974/6, 120 00 Praha 2.
3. Požadavkům na práva podle odst. 1 tohoto článku písm. c) a d) není možné v některých případech zcela vyhovět z důvodu účelů uvedených v čl. III těchto Zásad. V případě účelu uvedeného v článku III. odst. 4 je však možné uplatnění všech práv uvedených v odst. 1 tohoto článku. 
4. V případě, že by se subjekt údajů domníval, že LatinArte provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, je oprávněn: 
   a) požádat LatinArte o vysvětlení, a to e-mailem na adresu info@hanser.cz, 
   b) vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu info@hanser.cz, aby LatinArte zajistila odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací osobních údajů). LatinArte o námitce neprodleně rozhodne a informuje subjekt údajů. Nevyhoví-li LatinArte námitce, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo. 
5. LatinArte na námitku odpoví a poskytne informace o přijatých opatřeních co možná nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. V případě potřeby a zejména s ohledem na počet žádostí či složitost je oprávněno lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O případném prodloužení, stejně tak o jeho důvodech bude subjekt informován. 
6. Pokud subjekt údajů uplatní některé z práv výše uvedených, má LatinArte právo žádat prokázání totožnosti subjektu údajů. Doporučuje se zasílat žádosti z e-mailové adresy subjektu, která byla dříve předána LatinArte. Bude-li žádost podána jinou formou, či z jiné emailové adresy, má LatinArte právo požadovat dodatečné ověření formou odpovědi na ověřovací e-mail. V případě, kdy žadatel neprokáže svou totožnost do 14 dnů od zaslání ověřovacího e-mailu, nemusí být jeho žádost na uplatnění práv přijata. 
7. Správce je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

 

XI. Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi subjektem a správcem jsou příslušné české soudy. 
2. Subjekt může podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). 
3. Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem 25. 6. 2024.